Eerst vertrouwen, dan luisteren
De grootste fout die je als communicatieprofessional kan maken is denken dat alle communicatie in en van een organisatie te organiseren is. Zodra je accepteert dat dat niet zo is, kun je echt veel werk verzetten en een mooie functie hebben.
We zijn op bezoek bij Rhody Matthijs, communicatieadviseur van de SVOL, en hij steekt meteen van wal.
Wat is precies je functie?
Ik zie het als mijn taak om gesprekken op gang te brengen en te houden. Vroeger werd communicatie vooral gezien als zenden. Men sprak over het ZBMO-model (Zender Boodschap Medium Ontvanger), maar dat is een heel beperkt model. Zo lijkt het bijvoorbeeld net alsof de ontvanger een soort passieve luisteraar is waar informatie in kan worden geïnjecteerd. Bovendien leven we in een wereld waar informatie overal en op allerlei manieren tot ons komt. Daar maken we, op basis van ons eigen referentiekader zelf een selectie uit en zo interpreteren we alles op onze eigen manier.
Het is mijn functie om te luisteren en dan te adviseren hoe een bepaalde boodschap het beste gecommuniceerd kan worden. En met ‘beste’ bedoel ik dan: tijdig, volledig, aantrekkelijk en passend. Het is echt niet altijd zo dat de beste argumenten zorgen voor het meeste enthousiasme. Er spelen nog veel meer dingen en de rol van emotie mag je niet onderschatten. Pas als mensen je vertrouwen, willen ze naar je luisteren.
En dan is het nog mijn functie om, als men het met dat advies eens is, te zorgen dat het ook zo wordt uitgevoerd.
En als ze het er niet mee eens zijn?
Het blijft een advies en je werkt soms met compromissen. Het is natuurlijk wel mijn werk om mensen te overtuigen, maar vaak zijn er nog veel meer belangen en inzichten die net zo belangrijk of zelfs belangrijker zijn.
Wat maakt je werk leuk?
Dat je nooit precies weet wat een dag zal brengen en dat er zoveel verschillende kanten aan het werk zitten. Never a dull moment.
Grofweg kun je mijn werk indelen in drie gebieden: interne communicatie, externe communicatie en crisiscommunicatie. Alles heeft zijn eigen uitdagingen.
Kun je een uitdaging noemen?
Nou ja, de belangrijkste uitdaging was dat ik ongeveer een jaar geleden met deze baan begon en er toen eigenlijk nog niet zoveel lag. Eerlijk gezegd vond ik dat ook wel fijn, want op een leeg canvas is het fijn schilderen. Daarbij heb je natuurlijk wel nodig dat je leidinggevende je het gevoel geeft dat communicatie belangrijk wordt gevonden.
Dat gevoel heb ik nu zeker.
Ik heb toen de verschillende doelgroepen in kaart gebracht en gezocht naar boodschappen en middelen die daarvoor geschikt waren. We hebben een nieuwe website ingericht, de huisstijl omgegooid, dit prachtige magazine gerealiseerd, gewerkt aan een interne (en uiteindelijk ook externe) digitale nieuwsbrief en ga zo maar door.
Ik ben ontzettend trots op wat we in relatief korte tijd gerealiseerd hebben. Maar dit zijn natuurlijk allemaal maar middelen. Het gaat om het resultaat.
En wat moet dat resultaat dan zijn?
Een organisatie die goed communiceert, met elkaar en naar buiten. En in dit geval is er natuurlijk nog een ander groot belang: het onderwijs van de toekomst.
Is dat een groot deel van je werk?
Ja, je kunt wel zeggen dat we daar de afgelopen maanden het drukst mee zijn geweest. Ik geloof wel dat dat resultaat heeft gehad, we zijn nu verder dan ooit, maar we zijn er zeker nog niet.
Wat heeft het afgelopen jaar het meeste indruk op je gemaakt?
Het dramatische overlijden van een leerling en haar moeder en het effect dat dat heeft op een organisatie en de gemeenschap eromheen is iets dat me niet alleen persoonlijk raakte, maar ook professioneel het uiterste van me vergde. Juist ook omdat het me zo raakte, is het lastig om professioneel de stappen te volgen die je ooit op papier hebt gezet, mocht het ooit nodig zijn.
In dit soort situaties bepaalt de gebeurtenis, maar vooral ook het effect dat het heeft op de buitenwereld, de manier waarop je communiceert. Hierbij rekening houdend met de belangen die er spelen bij de nabestaanden en de politie kom je dan tot een strategie die je snel moet uitrollen.
Ondertussen word je voortdurend gevoed door berichtgeving van alle kanten en wordt er aan je getrokken door regionale en landelijke media.
Uiteindelijk hebben we geprobeerd zo duidelijk en volledig mogelijk te communiceren, maar ook recht te doen aan ons eigen gevoel en dat van de mensen tot wie we ons richtten. Ik ben trots op het resultaat, maar het waren slopende dagen.
Neem je dan ook je werk mee naar huis?
Dat kun je wel zeggen. Ik heb Fleur zelf ook nog lesgegeven. Dan kun je niet zomaar afstand nemen van wat er gebeurt. Ik denk wel dat dat onze berichtgeving ten goede is gekomen. Het gevoel was echt.
Wat is je belangrijkste communicatiekanaal?
Het klinkt misschien gek, maar dat zijn eigenlijk de mensen. Niet de website, niet de boekjes, de gidsen of de Facebookpagina. Het zijn de mensen die, door met elkaar en anderen te praten, de belangrijkste rol vervullen. Natuurlijk niet altijd bewust.
Kijk, ik kan nog zulke mooie middelen inrichten, maar als het verhaal rammelt en de meerderheid van de collega’s geen ambassadeur is, ga je alsnog nat.
In het proces naar twee nieuwe onderwijsclusters zie ik nog altijd dat gesprekken die Barry, Filip-Wim, Judit en Onno voeren met bijvoorbeeld de gemeenteraad of het bedrijfsleven verreweg het meeste resultaat hebben.
En waarom is dat? Omdat ze erin geloven en mensen dat meteen aanvoelen. En omdat mensen het liefst gewoon in gesprek zijn met elkaar. Face-to-face.
Onderwijs
